TOP Ö 6: Ersatzbeschaffung einer Telefonanlage

Beschluss: einstimmig beschlossen

Abstimmung: Ja: 8, Nein: 0

Sachverhalt:

Es gibt derzeit immer öfter Probleme mit der über 10 Jahre alten Telefonanlage. Dabei ist das Problem, dass die Apparate teilweise nicht mehr klingeln, wenn ein Anruf eingeht. Dies betrifft insbesondere die Zentrale. Auch kommt es immer wieder vor, dass Apparate nach außen „besetzt“ sind, obwohl an diesen nicht telefoniert wird.

Die Ersatzbeschaffung der Telefonanlage war eigentlich nach dem Umzug der Verwaltung geplant. Da es sich voraussichtlich noch einige Zeit hinauszögern wird, wird vorgeschlagen vorab eine neue Telefonanlage zu beschaffen. Hierfür müssen noch zusätzlich im gesamten Haus neue Leitungen gezogen werden.

 

Die Bevölkerung wurde über eine Veröffentlichung im Amtsblatt schon über die Missstände hingewiesen.

 

Von der Verwaltung wurde bei 3 Firmen wegen einem Angebot nachgefragt. Nur die Firma Heldele aus Salach und die Firma LEWTelNet aus Neusäß haben ein Angebot abgegeben. Die Firma Heldele vertreibt Telefonanlagen der Firma Unify (ehemals Siemens), LEWTelNet vertreibt Telefonanlagen der Firma Unify und Innovaphone. Die Firma Innovaphone hat ihren Sitz in Sindelfingen. Die Anlagen der Firma Innovaphone sind bei der LEW, bei der LEWTelNet und auch beim Landratsamt Garmisch-Partenkirchen im Einsatz und werden dort durch die Firma LEWTelNet betrieben.

 

Bei beiden Firmen wurde eine Telefonanlage mit 12 Systemtelefonen, wobei eines als Vermittlungsstelle genutzt werden soll, ein Mobiltelefon sowie analogen Anschlüssen (z.B. für Fax) angefragt. Voraussetzung ist, dass die Telefonanlage bei einem Umzug in ein anderes Gebäude weiter benutzt werden kann. Es wurde daher eine Anlage angefragt, die über das Netzwerkkabel verkabelt wird. Derzeit wird die Anlage an zwei ISDN-Ports der Telekom betrieben. Beide Anlagen können an diesem Port betrieben werden. Bei beiden Anlagen besteht eine Verknüpfung zum Outlook, so dass man über das Outlook wählen kann. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, dass neben einem allgemeinen Anrufbeantworter auch für jede Nebenstelle ein individueller Anrufbeantworter betrieben werden kann. Die Innovaphone-Anlage kann später auch an einem Voice-over-IP-Anschluss betrieben werden.

 

Zur Verkabelung ist folgendes anzumerken: Bei der damaligen Verkabelung der VG wurde eine sogenannte Sparverkabelung verlegt. Die 8 Adern des Netzwerkkabels wurden auf 2 mal 4 Adern für 2 Netzwerkanschlüsse aufgetrennt. An dieser Verkabelung ist der Betrieb einer modernen Telefonanlage nicht möglich. Es muss daher für jedes Telefon ein neues Netzwerkkabel verlegt werden. Dafür fallen Kosten in Höhe von ca. 1.000 bis 1.500 € an. Diese trägt die Gemeinde Kötz als Eigentümer.

 

Von den Anbietern wurde der Kauf der Anlage angeboten. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

 

                                                            LEWTelNet                             Heldele

 

Kaufpreis                                             5.886,00 €                                 6.369,50 €

Installationskosten                               2.420,00 €                                 2.337,60 €

Preis neue Anlage                               8.306,00 €                                8.707,10 €

MWSt.                                                 1.578,14 €                                 1.654,35 €

                                                            9.884,14 €                               10.361,45 €

 

Von beiden Firmen wurde auch eine Wartung angeboten. Von der Firma Heldele kostet die Wartung pro Monat 50,50 € netto. In diesem Betrag ist eine 4 Stunden Reaktionszeit, eine Hotline und eine Hardwarevorhaltung enthalten. Bei einem Defekt der Anlage muss diese aber gekauft werden. Die Laufzeit dieses Vertrages beträgt 5 Jahre.

Die Firma LEWTelNet bietet einen Hardwarewartungsvertrag in Höhe von 53,00 € pro Monat an. In diesem Preis ist eine Hardwarevorhaltung, eine Austausch am nächsten Arbeitstag und die Technikerstunden für den Austausch vor Ort enthalten. Der Tausch der Telefonanlage wäre kostenlos. Die Laufzeit beträgt 5 Jahre.

Neben diesem Wartungspreis empfiehlt die LEWTelNet noch einen VoIP-Betriebswartungspreis in Höhe von 67,00 € pro Monat für ein Jahr. Gerade am Anfang nach Installation einer neuen Telefonanlage treten viele Fragen auf oder es sind Kleinigkeiten neu einzustellen. Eine heutige Telefonanlage ist wie ein Computernetzwerk.

Von Innovaphone wird eine jährliche Softwarewartung angeboten. Dadurch wird die Anlage auf dem neuesten Stand gehalten und neue Funktionen werden automatisch eingespielt.

 

Der Mietpreis inklusive Wartung beträgt bei Heldele 178,20 €, bei der Fa. LEWTelNet 180,00 €. Die Installationskosten in Höhe von 2.337,60 € fallen trotzdem an. Der Mietpreis ist kalkuliert auf 5 Jahre. Somit würde sich eine Summe in Höhe von 10.692,00 € netto (12.723,48 € brutto) ergeben.

 

Bei der Anlage der Firma Innovaphone sind alle heutigen modernen Funktionen enthalten. Bei Unify muss jede zusätzliche Funktion dazugekauft werden.

 

Die angebotene Innovaphone-Anlage kann bereits mehr als die Unify-Anlage.

 

Von der Verwaltung wird daher vorgeschlagen, die Anlage der Marke Innovaphone bei der LEWTelNet zu kaufen.


Beschluss:

Die Verwaltungsgemeinschaft Kötz kauft die angebotene Telefonanlage der Marke Innovaphone bei der Firma LEWTelNet zum Preis von 5.886 € netto. Die Firma LEWTelNet wird mit der Installation der Anlage beauftragt. Dafür fallen Installationskosten in Höhe von ca. 2.420,00 € netto an. Die gesamte Auftragssumme beträgt ca. 10.000,00 € brutto.

Der Wartungsvertrag in Höhe von 53,00 €/ Monat soll im Anschluss an die einjährige Garantie abgeschlossen werden. Der Gemeinschaftsvorsitzende wird beauftragt über den Voice-over-IP-Betrieb-Vertrag zu verhandeln, ob eventuell das erste halbe Jahr kostenfrei gestellt werden kann.

Die jährliche Software-Wartung soll abgeschlossen werden.