Die Staatliche Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes Günzburg übersandte mit Schreiben vom 07.03.2018, eingegangen am 15.03.2018, den Bericht über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2003 – 2015 und der Kasse der Verwaltungsgemeinschaft Kötz. Die Gemeinschaftsversammlung ist von diesem Prüfungsbericht zu unterrichten. Der Prüfungsbericht wurde dem Gremium vorgelegt.

 

Zu den Textziffern ergehen folgende Stellungnahmen:

 

TZ 1: Haushaltssatzungen

Die Haushaltssatzungen werden zukünftig zeitnah erlassen um die Vorgaben aus Art. 65 Abs.2 GO einzuhalten.

 

TZ 2: Anlagen zur Jahresrechnung gem. § 77 Abs. 2 und § 81 KommHV-Kameralistik

Die vorgeschriebenen Anlagen zur Jahresrechnung werden seit 2016 beigegeben. Es wird auch ab diesem Zeitpunkt ein Rechenschaftsbericht erstellt. Somit werden zukünftige Jahresrechnungen alle Anlagen beinhalten.

 

TZ 3: EDV/Dienstanweisung und Notfallmanagement

Mit Wirkung zum 01.06.2018 wurde eine Dienstanweisung für die Nutzung der Informationstechnologie gemäß dem Muster der kommunalen Spitzenverbände erlassen.

Für die Erarbeitung eines Notfallmanagement ist der Informationssicherheitsbeauftragte mit dem IT-Verantwortlichen zuständig. Nachdem die VG derzeit personell nicht in der Lage ist, einen IT-Sicherheitsbeauftragten zu benennen, wurde in der Bürgermeisterversammlung die Bestellung eines gemeinsamen IT-Sicherheitsbeauftragten über das Landratsamt angeregt.

Derzeit wird beim Landratsamt die Einstellung eines gemeinsamen Informationssicherheitsbeauftragten geprüft. Das Erstellen des Notfallmanagement wird dann in Zusammenarbeit mit dem IT-Sicherheitsbeauftragten und dem gemeindlichen IT-Verantwortlichen zeitnah erfolgen.

 

TZ 4: EDV/IT-Systembetreuung

Als IT-Verantwortliche der VG wurde Frau Vera Waschhauser benannt. Sie ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich (§ 4 der Dienstanweisung für die Nutzung der Informationstechnologie). IT-Probleme liegen in Ihrem Aufgabengebiet. Eine Problemlösung durch den Kassenverwalter ist somit nicht mehr gegeben.

 

TZ 5: Örtliche Kassenprüfungen gem. Art. 103 Abs. 5 GO i.V.m. Art. 106 Abs. 5 GO und § 3 Abs. KommPrV

Die Aufgabe der Kassenprüfung wurde vom Vorsitzenden mit Anordnung vom 11.2.2016 auf die Kämmerin übertragen. Seit diesem Zeitpunkt wird die Kassenprüfung mindestens einmal jährlich durchgeführt.

 

TZ 6: Geschäftsverteilungsplan

Der Geschäftsverteilungsplan wurde neu erstellt und wird zum 01.01.2019 in Kraft gesetzt.

 

TZ 7: Bestandsverzeichnisse gemäß § 75 Abs. 1 KommHV-Kameralistik

Die Bestandsverzeichnisse der VG Kötz werden ab 2018 erstellt. Dies wird mehrere Monate in Anspruch nehmen, da es in allen Bereichen erarbeitet werden muss. Diese Bestandsverzeichnisse werden auch für die Vergangenheit aufgearbeitet.

 

TZ8: Kassenversicherung

Im Jahr 2005 wurde das Angebot der Bayerischen Versicherungskammer über eine Erhöhung der Kassenversicherung durch den VG-Rat einstimmig abgelehnt. (Beschluss: 02-10-2005)

 

Drei Jahre später wurde von der Bayerischen Versicherungskammer erneut eine Empfehlung ausgesprochen, dass die Kassenversicherung aufgrund der Anpassung an die Inflation und des gestiegenen Haushaltsvolumen auf 30.000 € bzw. 40.000 € angepasst werden sollte.

Das Angebot der Bayerischen Versicherungskammer wurde diesmal angenommen und die Kassenversicherung zum 15.08.2008 auf 30.000 € erhöht.

 

Auf Rückfrage bei der Bayerischen Versicherungskammer am 19.04.2018 gab diese zu Bedenken, dass eine Versicherungssumme in Höhe von 30.000 € nach den heutigen Gesichtspunkten nicht mehr risikogerecht ist. Es wurde der Vorschlag unterbreitet, mindestens eine Versicherungssumme von 100.000 € bis 250.000 € oder mehr zu wählen.

 

Die bereits eingegangenen Angebote über eine Erhöhung werden in der nächsten Sitzung der Gemeinschaftsversammlung zur Entscheidung vorgelegt.

 

TZ 9: Überwachung und Bewirtschaftung der Ausgaben gem. § 26 Abs. 1 bis 3 KommHV-Kameralistik

Seit 2016 wird eine Haushaltsüberwachungsliste geführt und diese auch zweimal im Jahr dem Gemeinschaftsversammlung zur Kenntnis gebracht.

 

TZ 10: Haushaltsüberschreitungen: Über- und außerplanmäßige Ausgaben gem. Art. 66 GO /Nachtragshaushalt  gem. Art. 68 GO

Seit 2016 wird eine Haushaltsüberwachungsliste geführt seit diesem Zeitpunkt werden alle über- und außerplanmäßigen Ausgaben im Rahmen der Geschäftsordnung überprüft und gem. Art. 66 GO auch abgearbeitet.

 

Die Gemeinschaftsversammlung hat den Bericht der Staatlichen Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes Günzburg vom 07.03.2018 über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnung 2003 – 2015 zur Kenntnis genommen. Die Ausführungen und Hinweise werden beachtet.